月締めについて

みなさんこんにちは。
今回はGOZICの運用フローの中の月締め処理について、説明させていただきたいと思います。

GOZICの勤怠管理のフロー

過去記事「GOZICでの勤怠管理フローについて・・・打刻から月締めまで」で概説させていただいた通り、弊社の勤怠管理システムGOZICの運用は、大まかに下記のような流れになっています。

1. FeliCa/NFC対応のICカードやスマホを使用し、出勤・退勤をゲートウェイに打刻する。
2. 必要に応じて打刻履歴画面から履歴の手入力を行う。
3. 上長は部下の勤怠を定期的にチェックし、自動承認されなかった勤怠の承認を行う。
4. 月に一度、勤怠計算を行い、出勤簿を出力する。
5. 出勤簿を出力したら月締めを行い、該当月次の勤怠の編集を締め切る。

言うまでもなく、社員のその月の労働時間がいつまでも確定しないと、労務管理上問題が出ますので、どこかのタイミングで勤怠の編集を締め切り、労働時間を確定させる必要があります。「月締め」はそのための操作で、これを行うと、以降、締めを行った月次の勤怠は変更できなくなります。
月締めを実行、及び解除できるのは、月締めの実行権限を持った社員の方のみとなりますので、総務や経理部門の責任者の方に、この権限を付与するようにして下さい。

月締めの操作について

月締めの操作は簡単です。
月締めの権限を持ったユーザーでログイン後、メニューの「月締め」から該当画面を開き、月次を選択して「表示」ボタンをクリックした後、「月締実行」ボタンをクリックするだけです。
この際、未承認の勤怠が存在すると月締実行ボタンがクリックできません。その場合は、一覧の中に未承認の勤怠が存在する労働者が表示されますので、クリックして勤怠履歴画面を開き、承認を済ませてしまいましょう。
勤怠計算については、完了していない労働者が存在しても月締めは実行できますが、月締め後は勤怠計算が行えなくなりますので、計算も済ませておくことをお薦めします。

月締めの解除についても、締め済みの月次を表示した場合は「月締実行」ボタンの代わりに「月締解除」ボタンが表示されますので、同様の操作で行えます。例えば勤怠の申告漏れがあった場合には、権限を持った社員に依頼し、月締めを解除してもらうことで、再度勤怠を編集できるようになります。編集後は、上長による承認を経て、再度月締め、という流れになります。

最小の手間で勤怠を厳格化

GOZICは上記のような仕組みになっているため、月締めが完了した時点で、その月の全ての勤怠について、承認が済んでいることが保証されます。

• FeliCa/NFC対応のICカードやスマホなど、社員の持ち物で打刻を行う
• 未承認の勤怠は労働時間に計上されない
• 未承認の勤怠のある月次は月締めできない

上記の特徴により、GOZICはこれまで紙ベースの勤怠管理では曖昧になりがちだった部分をより厳格に管理できます。
また、労働規約通りの出勤、退勤が行われている勤怠は自動的に承認されますので、最小限の手間で、勤怠の厳格化を実現できます。

ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

今年もあと僅か、IoT分野から見た2016年

しばらく更新が滞っていた間に、あっという間に年の瀬となりました。皆様、いかがお過ごしでしょうか。
我らがGOZICですが、余り販促活動をしていない(笑)にも関わらず、堅調な売れ行きを見せており、リリース1年目の滑り出しとしては、まずまずではないかと感じております。
IoT分野全体を見回しますと、今年はGOZICのような、シングルボードコンピュータやワンボードマイコンを使用したソリューションが、完全に市民権を得た1年間だったと感じています。例えば、商談しているお客様が、オープン系のシステム会社の、それも技術職ではなく営業職の方であったとしても、今や普通にRaspberry PIやArduinoに触れたことがあったり、見聞きしたことがある、という場合が大半で、「何ですかそれ」と言われることは稀です。
シングルボードコンピュータやワンボードマイコンの普及とともに、「ハードウェアを作ること」と「ソフトウェアを作ること」の境界はどんどん曖昧になって来ており、また両者の間を隔てる垣根も低くなってきています。したがってこれからは、IoT分野以外の普通のWeb系の案件であっても、お客様の要件次第では上述のようなデバイスが（WindowsサーバーやiPhone、Androidなどと同様に）採用を検討すべきプラットフォームになって来ると思いますし、既にそうなって来ていると思います。
弊社でもGOZICに続くIoT機器を企画、開発していくほか、受託案件に関しても、積極的にこれらのプラットフォームを提案していきたいと考えております。

年末に少し堅苦しい話になってしまいましたが、では皆様、良いお年を。


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

GOZICのホームページにお申し込みフォームを新設しました

皆さんこんにちは。
少し前になるのですが、GOZICのホームページに「お申し込みフォーム」を新設しました。
ちょくちょくGOZICについてのお問い合わせをいただくのですが、その中でも、「購入を考えているが、どこから申し込めばよいのか分からない」というお問い合わせが多かったためです。
これまで、お問い合わせフォームはありましたが、お申し込みフォームはなかったんですよね。（ウッカリしてました・・・。）

ICカードやFeliCa・NFCで打刻できる勤怠管理システム「GOZIC」にご興味をお持ちのお客様、是非とも下記ホームページの「お申し込みフォーム」からご連絡ください！！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

労働時間の計算

みなさんこんにちは。
今回は、ICカードやFeliCa/NFC対応機器で打刻した日々の勤怠履歴から、各社員の方々の実際の労働時間を計算する手順について、説明させていただきます。

労働時間の計算には、労働規約の登録が必要

GOZICは労働規約の登録をせずに、打刻だけを行うことも可能ですが、労働時間を計算するためには、必ず事前に労働規約を登録しておく必要があります。労働規約の登録方法については、下記の記事をご参照下さい。

• GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）
• GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）

また、登録した労働規約を、各社員に割り当てる必要もあります。割り当ての手順については、下記の記事をご参照下さい。

• GOZICの導入手順その６、メンバーの登録

承認された勤怠のみ、計算対象になる

GOZICでは、労働時間を計算できるのは承認済みの勤怠だけです。未承認の勤怠については、後から説明させていただく勤怠計算画面上で、計算を行うことが出来ませんので、労働時間の計算を行いたい場合は、あらかじめ、承認を済ませておくようにしましょう。勤怠の承認手順については、下記の記事をご参照下さい。

• 打刻履歴の編集・承認

タイムカードの打刻履歴から労働時間を計算する

では、実際の手順をご説明します。
まずは、GOZICのトップページをブラウザに表示します。
手順については、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」をご覧ください。
トップページが表示されたら、メニューの「勤怠計算」をクリックすると、下記のように、社員の一覧が表示されます。

この画面で、目的の月次、社員を選んで「計算」リンクを押すと、選択した月次、社員の勤怠計算画面が表示されます。

初回の計算時には、まず計算パターンを登録する必要があります。左上の「計算パターン」欄で「-追加-」が選択されていることを確認した上で、その横にある「...」ボタンをクリックすると、計算パターンの登録画面が表示されます。

画像内にあるように、計算パターン名と、休憩時間の設定を入力します。休憩時間として指定した範囲は、労働時間の計算時に除外されます。
入力が終わったら、左下の「保存」ボタンをクリックすると、「計算パターン」のドロップダウンで、登録したパターンが選択状態になります。
これで、労働時間を計算する準備が整ったので、計算したい日付にチェックを入れましょう。（月次内の全ての日付を、同じ計算パターンで計算する場合は、左上の列ヘッダ内にあるチェックボックスにチェックを入れると、全ての日付のチェックがONになります。）
「チェックされた日付を計算」ボタンをクリックすると、労働時間の計算が行われ、表の右側にある労働時間に値が入力されます。

計算された結果は、そのまま保存しても良いですし、調整したい日付がある場合は、その部分だけを手修正して保存することも可能です。手修正した内容や計算時の覚書は、右上にある「業務連絡」欄に入力しておきましょう。
諸々の処置が終わったら、最後に「保存＆出力」ボタンを押すと、計算結果が保存され、出勤簿のExcelファイルが出力されます。

出力されたファイルは、サーバーなどに保管するか、印刷してファイリングしておくようにしましょう。

中小企業に最適の「あえて半自動」な勤怠計算

このように、GOZICではICカードやFeliCa/NFC対応機器で打刻した日々の勤怠履歴から、各社員の方々の労働時間を半自動で計算することが可能です。
あえて全自動にしていないのは、GOZICがターゲットとしている中小規模の事業所では、ともすれば「システムに計算してもらう為に、手計算よりも時間をかけて複雑な設定をする」と言う本末転倒な状況が起こるからです。
例えば100人規模の事業所であれば、複雑な設定に時間をかけても、その後100人分の労働時間計算が自動になれば取り返すことができますが、10人の事業所で同じことをしても取り返せません。よってGOZICでは、例外的な労働パターンがあった場合は、いちいち労働規約に反映するのではなく、計算パターンを追加するか、勤怠計算後の画面で値を任意に変更してください、という、少しゆるめの設計思想になっています。
位置づけとしては、

諸設定にかかる手間
従来の勤怠管理システム	大
GOZIC	中
Excelでの管理や手計算	小
設定後の計算の手間
従来の勤怠管理システム	小
GOZIC	中
Excelでの管理や手計算	大

と言う感じです。
よって、従来のかっちりした勤怠管理システムはハードルが高い、移行や設定コストほどはリターンが見込めない、と考えておられた中小企業のお客様でも、 GOZICの導入については、ご検討の余地があると思います。
ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

打刻履歴の編集・承認

みなさんこんにちは。
今回は、FeliCa/NFCタグで打刻した勤怠履歴を修正したい、または、出張などで打刻できなかった勤怠を手動で入力したい、という場合に、ブラウザから勤怠を追加・修正する機能について、また、それらの勤怠を承認する手順について、説明させていただきます。

GOZICの勤怠管理のルールについて

具体的な話に入る前に、まずGOZICの勤怠管理の基本的なルールを説明したいと思います。
GOZICにおいて、その日、その日の勤怠を有効にするためには、必ず、その勤怠が「承認」されている必要があります。
ただし、上長の方が毎日、全社員の勤怠を承認する必要はなく、基本的には、システムが自動的に承認を行ってくれます。
以前の記事、「GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）」、「GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）」 で取り上げたように、GOZICには各社員の方の労働時間のルールが登録されておりますので、その時間通りに出社、退社した勤怠については、自動的に承認が行われます。上長の方が承認しなければならないのは、遅刻したり、早退したりと言った、ルール通りになっていない勤怠や、出張などにより、FeliCa/NFCタグによる打刻が行われず、手動で登録された勤怠のみです。
よって、社員の方々は、普段はFeliCa/NFCタグで打刻するだけで、自分の勤怠の記録と承認が自動的に行われていくことになり、何か不測の事態や特別な出来事があった時のみ、勤怠を手動入力し、上長に承認を仰ぐことになります。

打刻履歴を入力する

では、機能を具体的に説明させていただきます。
まずは、GOZICのトップページをブラウザに表示します。
手順については、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」をご覧ください。
トップページが表示されたら、メニューの「打刻履歴」をクリックすると、下記のように、社員の一覧が表示されます。（ただし、承認権限のない方がこの画面を表示した場合は、後から説明する、日ごとの履歴画面に直接遷移します）

この画面で、目的の月次、社員（恐らく、その月の、自分自身を選択することが多いと思います）を選んで、「表示」リンクを押すと、選択した月次、社員の打刻履歴画面が表示されます。

恐らくこの画面が、GOZICを使っていて一番目にすることになる画面だと思います。勤怠の入力や承認は、この画面から行うことになります。
各日付の右にある「表示」リンクをクリックすると、勤怠の入力画面に遷移します。

上記の画面で、勤怠の手入力が行えます。
また、出社の種別（通常出社、休日出社、有給、代休など）や、特記事項（出張、遅刻、打刻ミスなど）が選択できます。

打刻履歴を承認する

上記の手順で手入力された勤怠は、上長の方が承認するまで有効になりません。
承認は、打刻履歴画面の右端のチェックボックスにチェックを入れ、右上の「承認」ボタンをクリックすることで、一括で行えます。（承認ボタンは、承認の権限を持つユーザーでログインしている場合のみ表示されます）

ただしこの時、勤怠が労働規約と矛盾する場合は、承認がNGとなります。例えば、労働規約で定められた出社時刻よりも後に出社しているにも関わらず、特記事項が「遅刻」になっていない、出社日に打刻が無いのに「代休」にも「有休」にもなっていない、という勤怠は、承認することが出来ません。
ただし、例外として特記事項に「その他」が選択され、備考が入力されている場合は、承認が可能となっています。「その他」が選択されている場合は、上長の方は必ず備考の内容まで確認し、承認可能な事由かどうかを判断したうえで、承認するようにしてください。

承認した勤怠について

承認を行った勤怠は、変更することが出来なくなります。また、システムにより自動承認された勤怠については修正することが出来ますが、修正後は未承認の状態になり、上長の承認が必要になります。承認後の勤怠を再度修正したい場合は、上長に承認の解除を申し出た上で、勤怠の再入力を行い、その後、もう一度承認をしてもらう必要があります。
このように、GOZICでは従来の紙ベースの勤怠管理とは異なり、打刻→内容チェック→承認のフローが、より厳密に行えます。また、承認のチェックの一部をシステムが負担してくれるため、上長の方の管理負担も軽減され、社内の勤怠管理を手軽に改善することが可能です。

社内の勤怠管理をもっときっちりしたい、管理コストを減らしたい、そのようなご要望をお持ちのお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

速報画面は意外と便利

みなさんこんにちは。
今回は、GOZICで勤怠管理を行うメリットとして、意外に見過ごされがちな打刻状況の速報画面の利便性について説明したいと思います。

小規模の事業所でも、各従業員の現状把握は難しい

電話応対をされている方であれば良く分かると思うのですが、例えば取引先から電話がかかってきたとして、担当の営業さんに取り次ごうとしたら席にいない、ということは良くあります。トイレなど一時的な離席なのか、昼休憩で1時間ほどで戻ってくるのか、もしくは遅刻しているのか。すぐには分かりません。該当部署の上長に聞けば分かるかもしれませんが、取引先からの電話を保留にしたまま、今度は上長への確認のために時間を取るのは、礼儀上、及び業務効率上から見て好ましくありません。
こうした問題は、ある程度の人数がいる事業所は勿論のこと、数人規模の事業所でも、例えばパーテーションで視界が遮られていたりすれば、頻繁に起こり得ます。

各従業員の現在状況をブラウザから即座に確認できる

GOZICは言うまでもなく、勤怠管理・労働時間計算を行うシステムですが、それだけでなく、各従業員の方々の現在状況をブラウザから素早く把握できる、という隠れたメリットがあります。

GOZICのトップページには、各従業員の方々がFeliCa・NFCタグで打刻した結果が、部署別の一覧で表示されているため、出社済みの人、退社済みの人、外出中の人が一目で分かります。
また、従業員ごとにメモを残すことが出来るようになっているため、例えばAさんという社員の方が「風邪気味なので通院した後11時に出社します」と会社に連絡してきた場合、連絡を受けた人が、トップページのAさんのメモに、遅刻すること、及び11時に出社してくることを書いておけば、それだけで社内に情報共有できます。
Aさんが出社してくるまでに、Aさん宛に電話がかかってきた場合、電話を受けた人はGOZICのトップページを確認しさえすれば、Aさんが遅刻により未出社であること、及び11時に出社する予定であることが一目で分かります。

従業員の現状把握は企業経営の根幹

具体例として電話対応を挙げさせていただきましたが、企業経営にあたって、各従業員の方々が、今、どこで何をしているのかを把握することは非常に重要です。社内の現状把握の迅速化と業務効率化を目指して、是非GOZICの導入をご検討ください！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

GOZICでの勤怠管理フローについて・・・打刻から月締めまで

みなさんこんにちは。
今回は、GOZICで勤怠管理を行うにあたっての、大まかな運用フローについて説明させていただきます。

初期導入を行った後の運用の流れをざっくり言うと、下記のようになります。
（初期導入の手順については、過去の投稿「GOZICの導入手順その１～６」をご覧下さい。）

1. FeliCa/NFCタグを使用し、出勤・退勤をゲートウェイに打刻する。
2. 必要に応じて打刻履歴画面から履歴の手入力を行う。
3. 上長は自分の部下の勤怠を定期的にチェックし、承認を行う。
4. 月に一度、下記の作業を行う。
   • メンバー登録画面で、次月から入社または異動するメンバーを登録する。
   • 勤怠計算画面で、勤怠計算を行い、出勤簿を出力する。
   • 月締めを行う。

これを図で表すと、下記のようになります。

ちなみに、承認については、基本的にはシステムが自動的に行ってくれます。上長の方々は、規定時刻より遅く出社している履歴であったり、休日に出社している履歴であったり、つまり労働規約どおりの出勤・退勤になっていない日付のみ、手動で承認を行うことになります。

また、上記のフローの中に出てくる、打刻履歴画面、勤怠計算画面、月締め画面については、今後の投稿で順次説明させていただきます。

この記事でFeliCa/NFCによるタイムカード打刻・勤怠管理に興味をお持ちになられたお客様は、是非、下記製品ホームページもご覧下さい。

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