月締めについて

みなさんこんにちは。
今回はGOZICの運用フローの中の月締め処理について、説明させていただきたいと思います。

GOZICの勤怠管理のフロー

過去記事「GOZICでの勤怠管理フローについて・・・打刻から月締めまで」で概説させていただいた通り、弊社の勤怠管理システムGOZICの運用は、大まかに下記のような流れになっています。

1. FeliCa/NFC対応のICカードやスマホを使用し、出勤・退勤をゲートウェイに打刻する。
2. 必要に応じて打刻履歴画面から履歴の手入力を行う。
3. 上長は部下の勤怠を定期的にチェックし、自動承認されなかった勤怠の承認を行う。
4. 月に一度、勤怠計算を行い、出勤簿を出力する。
5. 出勤簿を出力したら月締めを行い、該当月次の勤怠の編集を締め切る。

言うまでもなく、社員のその月の労働時間がいつまでも確定しないと、労務管理上問題が出ますので、どこかのタイミングで勤怠の編集を締め切り、労働時間を確定させる必要があります。「月締め」はそのための操作で、これを行うと、以降、締めを行った月次の勤怠は変更できなくなります。
月締めを実行、及び解除できるのは、月締めの実行権限を持った社員の方のみとなりますので、総務や経理部門の責任者の方に、この権限を付与するようにして下さい。

月締めの操作について

月締めの操作は簡単です。
月締めの権限を持ったユーザーでログイン後、メニューの「月締め」から該当画面を開き、月次を選択して「表示」ボタンをクリックした後、「月締実行」ボタンをクリックするだけです。
この際、未承認の勤怠が存在すると月締実行ボタンがクリックできません。その場合は、一覧の中に未承認の勤怠が存在する労働者が表示されますので、クリックして勤怠履歴画面を開き、承認を済ませてしまいましょう。
勤怠計算については、完了していない労働者が存在しても月締めは実行できますが、月締め後は勤怠計算が行えなくなりますので、計算も済ませておくことをお薦めします。

月締めの解除についても、締め済みの月次を表示した場合は「月締実行」ボタンの代わりに「月締解除」ボタンが表示されますので、同様の操作で行えます。例えば勤怠の申告漏れがあった場合には、権限を持った社員に依頼し、月締めを解除してもらうことで、再度勤怠を編集できるようになります。編集後は、上長による承認を経て、再度月締め、という流れになります。

最小の手間で勤怠を厳格化

GOZICは上記のような仕組みになっているため、月締めが完了した時点で、その月の全ての勤怠について、承認が済んでいることが保証されます。

• FeliCa/NFC対応のICカードやスマホなど、社員の持ち物で打刻を行う
• 未承認の勤怠は労働時間に計上されない
• 未承認の勤怠のある月次は月締めできない

上記の特徴により、GOZICはこれまで紙ベースの勤怠管理では曖昧になりがちだった部分をより厳格に管理できます。
また、労働規約通りの出勤、退勤が行われている勤怠は自動的に承認されますので、最小限の手間で、勤怠の厳格化を実現できます。

ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」