オフライン対応版GOZICをリリースしました！

皆さんこんにちは。
このたび弊社では、オフライン環境での運用に対応した、「オフライン対応版GOZIC」を新たにリリースいたしました。
以前より、「出入り口にLAN環境がないので、オフラインで利用できないか」という問い合わせを多数いただいておりましたが、GOZICの本体 （ゲートウェイ）の時刻はNTPサーバーで補正しており、インターネットにつながらない環境では時刻を保持できないため、「オフラインではご利用いただけません」と回答させていただいておりました。

RTCと無線LANの搭載によりオフライン環境での利用が可能に

今回リリースした「オフライン対応版GOZIC」では、ゲートウェイにRTCが搭載されたため、オフライン環境下でも時刻が保持されます。
また同時に、無線LANアクセスポイントも搭載され、LANケーブルをつながなくても、無線LAN対応のノートPCなどからWi-Fiアクセスポイントとしてご指定いただければ、従来版と同じように、ブラウザからゲートウェイにアクセスすることが可能です。

電源1つで、ゲートウェイをどこにでも

LAN環境が不要になったことで、LANケーブルを敷設できない場所でも、電源さえあればゲートウェイを設置できるようになり、打刻地点の設営が手軽になりました。
これまでGOZICについて、「導入したいけど、出入り口にLANが来てないんだよなあ」と諦めていたお客様、今回リリースされた「オフライン対応版GOZIC」の導入を、是非ともご検討下さい。
お問い合わせ、お申し込みは、下記ホームページで承っております。


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

勤怠管理システムGOZICのメリット・デメリット

皆さんこんにちは。
前回までの記事で、勤怠管理システム「GOZIC」の運用フローについて、一通り説明を行いました。
GOZICの機能は他にもあるのですが、今回は機能説明は一休みして、GOZICを導入することにより得られるメリットと、その反対のデメリットを、一旦まとめてみたいと思います。
まずはデメリットから。

デメリット(1)初期コストがかかる

当然ですが、GOZICを導入するにあたっては、本体の購入費用がかかります。
また、新しいシステムを導入する以上、従業員の方々への説明や、様々な準備が必要になります。

デメリット(2)最低限のシステムの予備知識は必要

GOZICの導入に、それほど深い技術知識は必要ありませんが、最低限のパソコン操作や、ITに関する知識は必要になります。（本体を社内のLANにつなぐことが出来る、パソコンからキーボードで従業員の名前や勤怠情報を入力できる、というレベルです）
こうした人材がいない場合は、教育を行うなど習熟に時間やコストを要するため、紙媒体での勤怠管理から移行する場合は、これらもデメリットになり得ます。

次に、得られるメリットについて。

メリット(1)ランニングコストがかからない

ローカル運用プランを選択した場合、月額の利用料は無料です。これは世にある大多数の勤怠管理サービスが管理人数に応じた月額利用料を徴収するタイプであることを考えると、コスト面で大きなメリットです。
また、アナログなタイムレコーダー＋紙のタイムカードでの運用と比較しても、GOZICではFeliCa/NFC対応のICカードやスマホなど、従業員の方々の持ち物をタイムカードとして登録し、利用するため、タイムカードを買い続けるコストが削減できます。

メリット(2)ペーパーレスで管理コスト軽減

これまで使用していた紙のタイムカードは不要になります。また、打刻にはFeliCa/NFC対応のICカードやスマホを使用し、保存はExcel形式で行うため、印刷、管理コストを削減できます。もちろん、タイムカードに印字された時刻を管理書類に書き写す、といった手間も発生しません。

メリット(3)打刻→承認→月締めをルーチン化できる

GOZICでは、打刻されたデータが全て承認されていないと月締めが行えません。よって、従業員の方々が打刻する→それを上長が承認する→全ての承認が終わったら月締めして勤怠管理の情報を確定する、という流れを、自然にルーチン化できます。

メリット(4)自動承認

GOZICでは、「9時-5時の労働時間の従業員が9時前に来て5時過ぎに帰った」というような、労働規約に則った打刻は、自動的に承認されます。これにより、上長の方が承認する労力を軽減できるため、最低限の労力で承認のフローを実現できます。

メリット(5)承認と特記事項の制約で勤怠管理を厳格化

出張や直行、直帰などで打刻が出来なかった場合、GOZICでは勤怠情報を手入力できますが、手入力時には「特記事項」として、手入力を行った理由を必ず選択する必要があります。同様に、労働規約で出社日となっている日付に打刻がなかった場合や、休日となっている日付に打刻がある場合も、特記事項の入力がなければ承認できません。
これらの制約により、「理由は分からないが休日に働いたことになっている」「働いているべき日に休んでいる」「打刻していないが働いたことになっている」といった曖昧な状態を排除し、より厳密に、従業員の方々の勤怠を管理できるようになります。

メリット(6)押し間違い・なりすまし打刻の制限

GOZICでは、ICカード乗車券や電子マネーカード、およびFeliCa/NFC対応のスマホなど、従業員の方々の持ち物をタイムカードとして利用するため、誤って別人のタイムカードを押してしまったり、働いていない人の打刻を行ったり、といった行為を制限できます。

メリット(7)従業員の動向が把握しやすくなる

GOZICのトップページには、現在の従業員の方々の状態（出社、退社、外出など）が一覧で表示されます。さらに、各従業員ごとにメモが残せるようになっているため、所用で午後出社になる、体調不良で早退する、客先に出向いた後直帰する、といった情報を一目で確認できます。
これらの情報は役職者や経営者の方が自社の状態を把握するのに役立つほか、電話対応の際に取次をスムーズに行う、といった社内業務の円滑化にも寄与します。

メリット(8)従業員の方々にとって馴染みやすい

最後のメリットとして（これは自分自身で使ってみた感想でもありますが）、GOZICは「アナログのタイムレコーダーと同じような大きさの機械」に、「紙のタイムカードの代わりに自分の持ち物をかざすだけ」なので、馴染みやすい、と感じます。
昨今、駅の自動改札では殆どの方がICカード（NFC）の乗車券を使用しています。こうしたICカードは、過去にあった磁気方式の定期券と比較して、技術的な実現方法は全く異なりますが、改札を通る人にとっての動作は殆ど変わらないため、世間にスムーズに受け入れられました。そうした馴染みやすさが、GOZICにはあると思います。

GOZICのメリット・デメリットの説明は以上となります。ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

月締めについて

みなさんこんにちは。
今回はGOZICの運用フローの中の月締め処理について、説明させていただきたいと思います。

GOZICの勤怠管理のフロー

過去記事「GOZICでの勤怠管理フローについて・・・打刻から月締めまで」で概説させていただいた通り、弊社の勤怠管理システムGOZICの運用は、大まかに下記のような流れになっています。

1. FeliCa/NFC対応のICカードやスマホを使用し、出勤・退勤をゲートウェイに打刻する。
2. 必要に応じて打刻履歴画面から履歴の手入力を行う。
3. 上長は部下の勤怠を定期的にチェックし、自動承認されなかった勤怠の承認を行う。
4. 月に一度、勤怠計算を行い、出勤簿を出力する。
5. 出勤簿を出力したら月締めを行い、該当月次の勤怠の編集を締め切る。

言うまでもなく、社員のその月の労働時間がいつまでも確定しないと、労務管理上問題が出ますので、どこかのタイミングで勤怠の編集を締め切り、労働時間を確定させる必要があります。「月締め」はそのための操作で、これを行うと、以降、締めを行った月次の勤怠は変更できなくなります。
月締めを実行、及び解除できるのは、月締めの実行権限を持った社員の方のみとなりますので、総務や経理部門の責任者の方に、この権限を付与するようにして下さい。

月締めの操作について

月締めの操作は簡単です。
月締めの権限を持ったユーザーでログイン後、メニューの「月締め」から該当画面を開き、月次を選択して「表示」ボタンをクリックした後、「月締実行」ボタンをクリックするだけです。
この際、未承認の勤怠が存在すると月締実行ボタンがクリックできません。その場合は、一覧の中に未承認の勤怠が存在する労働者が表示されますので、クリックして勤怠履歴画面を開き、承認を済ませてしまいましょう。
勤怠計算については、完了していない労働者が存在しても月締めは実行できますが、月締め後は勤怠計算が行えなくなりますので、計算も済ませておくことをお薦めします。

月締めの解除についても、締め済みの月次を表示した場合は「月締実行」ボタンの代わりに「月締解除」ボタンが表示されますので、同様の操作で行えます。例えば勤怠の申告漏れがあった場合には、権限を持った社員に依頼し、月締めを解除してもらうことで、再度勤怠を編集できるようになります。編集後は、上長による承認を経て、再度月締め、という流れになります。

最小の手間で勤怠を厳格化

GOZICは上記のような仕組みになっているため、月締めが完了した時点で、その月の全ての勤怠について、承認が済んでいることが保証されます。

• FeliCa/NFC対応のICカードやスマホなど、社員の持ち物で打刻を行う
• 未承認の勤怠は労働時間に計上されない
• 未承認の勤怠のある月次は月締めできない

上記の特徴により、GOZICはこれまで紙ベースの勤怠管理では曖昧になりがちだった部分をより厳格に管理できます。
また、労働規約通りの出勤、退勤が行われている勤怠は自動的に承認されますので、最小限の手間で、勤怠の厳格化を実現できます。

ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

今年もあと僅か、IoT分野から見た2016年

しばらく更新が滞っていた間に、あっという間に年の瀬となりました。皆様、いかがお過ごしでしょうか。
我らがGOZICですが、余り販促活動をしていない(笑)にも関わらず、堅調な売れ行きを見せており、リリース1年目の滑り出しとしては、まずまずではないかと感じております。
IoT分野全体を見回しますと、今年はGOZICのような、シングルボードコンピュータやワンボードマイコンを使用したソリューションが、完全に市民権を得た1年間だったと感じています。例えば、商談しているお客様が、オープン系のシステム会社の、それも技術職ではなく営業職の方であったとしても、今や普通にRaspberry PIやArduinoに触れたことがあったり、見聞きしたことがある、という場合が大半で、「何ですかそれ」と言われることは稀です。
シングルボードコンピュータやワンボードマイコンの普及とともに、「ハードウェアを作ること」と「ソフトウェアを作ること」の境界はどんどん曖昧になって来ており、また両者の間を隔てる垣根も低くなってきています。したがってこれからは、IoT分野以外の普通のWeb系の案件であっても、お客様の要件次第では上述のようなデバイスが（WindowsサーバーやiPhone、Androidなどと同様に）採用を検討すべきプラットフォームになって来ると思いますし、既にそうなって来ていると思います。
弊社でもGOZICに続くIoT機器を企画、開発していくほか、受託案件に関しても、積極的にこれらのプラットフォームを提案していきたいと考えております。

年末に少し堅苦しい話になってしまいましたが、では皆様、良いお年を。


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

GOZICのホームページにお申し込みフォームを新設しました

皆さんこんにちは。
少し前になるのですが、GOZICのホームページに「お申し込みフォーム」を新設しました。
ちょくちょくGOZICについてのお問い合わせをいただくのですが、その中でも、「購入を考えているが、どこから申し込めばよいのか分からない」というお問い合わせが多かったためです。
これまで、お問い合わせフォームはありましたが、お申し込みフォームはなかったんですよね。（ウッカリしてました・・・。）

ICカードやFeliCa・NFCで打刻できる勤怠管理システム「GOZIC」にご興味をお持ちのお客様、是非とも下記ホームページの「お申し込みフォーム」からご連絡ください！！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

労働時間の計算

みなさんこんにちは。
今回は、ICカードやFeliCa/NFC対応機器で打刻した日々の勤怠履歴から、各社員の方々の実際の労働時間を計算する手順について、説明させていただきます。

労働時間の計算には、労働規約の登録が必要

GOZICは労働規約の登録をせずに、打刻だけを行うことも可能ですが、労働時間を計算するためには、必ず事前に労働規約を登録しておく必要があります。労働規約の登録方法については、下記の記事をご参照下さい。

• GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）
• GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）

また、登録した労働規約を、各社員に割り当てる必要もあります。割り当ての手順については、下記の記事をご参照下さい。

• GOZICの導入手順その６、メンバーの登録

承認された勤怠のみ、計算対象になる

GOZICでは、労働時間を計算できるのは承認済みの勤怠だけです。未承認の勤怠については、後から説明させていただく勤怠計算画面上で、計算を行うことが出来ませんので、労働時間の計算を行いたい場合は、あらかじめ、承認を済ませておくようにしましょう。勤怠の承認手順については、下記の記事をご参照下さい。

• 打刻履歴の編集・承認

タイムカードの打刻履歴から労働時間を計算する

では、実際の手順をご説明します。
まずは、GOZICのトップページをブラウザに表示します。
手順については、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」をご覧ください。
トップページが表示されたら、メニューの「勤怠計算」をクリックすると、下記のように、社員の一覧が表示されます。

この画面で、目的の月次、社員を選んで「計算」リンクを押すと、選択した月次、社員の勤怠計算画面が表示されます。

初回の計算時には、まず計算パターンを登録する必要があります。左上の「計算パターン」欄で「-追加-」が選択されていることを確認した上で、その横にある「...」ボタンをクリックすると、計算パターンの登録画面が表示されます。

画像内にあるように、計算パターン名と、休憩時間の設定を入力します。休憩時間として指定した範囲は、労働時間の計算時に除外されます。
入力が終わったら、左下の「保存」ボタンをクリックすると、「計算パターン」のドロップダウンで、登録したパターンが選択状態になります。
これで、労働時間を計算する準備が整ったので、計算したい日付にチェックを入れましょう。（月次内の全ての日付を、同じ計算パターンで計算する場合は、左上の列ヘッダ内にあるチェックボックスにチェックを入れると、全ての日付のチェックがONになります。）
「チェックされた日付を計算」ボタンをクリックすると、労働時間の計算が行われ、表の右側にある労働時間に値が入力されます。

計算された結果は、そのまま保存しても良いですし、調整したい日付がある場合は、その部分だけを手修正して保存することも可能です。手修正した内容や計算時の覚書は、右上にある「業務連絡」欄に入力しておきましょう。
諸々の処置が終わったら、最後に「保存＆出力」ボタンを押すと、計算結果が保存され、出勤簿のExcelファイルが出力されます。

出力されたファイルは、サーバーなどに保管するか、印刷してファイリングしておくようにしましょう。

中小企業に最適の「あえて半自動」な勤怠計算

このように、GOZICではICカードやFeliCa/NFC対応機器で打刻した日々の勤怠履歴から、各社員の方々の労働時間を半自動で計算することが可能です。
あえて全自動にしていないのは、GOZICがターゲットとしている中小規模の事業所では、ともすれば「システムに計算してもらう為に、手計算よりも時間をかけて複雑な設定をする」と言う本末転倒な状況が起こるからです。
例えば100人規模の事業所であれば、複雑な設定に時間をかけても、その後100人分の労働時間計算が自動になれば取り返すことができますが、10人の事業所で同じことをしても取り返せません。よってGOZICでは、例外的な労働パターンがあった場合は、いちいち労働規約に反映するのではなく、計算パターンを追加するか、勤怠計算後の画面で値を任意に変更してください、という、少しゆるめの設計思想になっています。
位置づけとしては、

諸設定にかかる手間
従来の勤怠管理システム	大
GOZIC	中
Excelでの管理や手計算	小
設定後の計算の手間
従来の勤怠管理システム	小
GOZIC	中
Excelでの管理や手計算	大

と言う感じです。
よって、従来のかっちりした勤怠管理システムはハードルが高い、移行や設定コストほどはリターンが見込めない、と考えておられた中小企業のお客様でも、 GOZICの導入については、ご検討の余地があると思います。
ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

打刻履歴の編集・承認

みなさんこんにちは。
今回は、FeliCa/NFCタグで打刻した勤怠履歴を修正したい、または、出張などで打刻できなかった勤怠を手動で入力したい、という場合に、ブラウザから勤怠を追加・修正する機能について、また、それらの勤怠を承認する手順について、説明させていただきます。

GOZICの勤怠管理のルールについて

具体的な話に入る前に、まずGOZICの勤怠管理の基本的なルールを説明したいと思います。
GOZICにおいて、その日、その日の勤怠を有効にするためには、必ず、その勤怠が「承認」されている必要があります。
ただし、上長の方が毎日、全社員の勤怠を承認する必要はなく、基本的には、システムが自動的に承認を行ってくれます。
以前の記事、「GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）」、「GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）」 で取り上げたように、GOZICには各社員の方の労働時間のルールが登録されておりますので、その時間通りに出社、退社した勤怠については、自動的に承認が行われます。上長の方が承認しなければならないのは、遅刻したり、早退したりと言った、ルール通りになっていない勤怠や、出張などにより、FeliCa/NFCタグによる打刻が行われず、手動で登録された勤怠のみです。
よって、社員の方々は、普段はFeliCa/NFCタグで打刻するだけで、自分の勤怠の記録と承認が自動的に行われていくことになり、何か不測の事態や特別な出来事があった時のみ、勤怠を手動入力し、上長に承認を仰ぐことになります。

打刻履歴を入力する

では、機能を具体的に説明させていただきます。
まずは、GOZICのトップページをブラウザに表示します。
手順については、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」をご覧ください。
トップページが表示されたら、メニューの「打刻履歴」をクリックすると、下記のように、社員の一覧が表示されます。（ただし、承認権限のない方がこの画面を表示した場合は、後から説明する、日ごとの履歴画面に直接遷移します）

この画面で、目的の月次、社員（恐らく、その月の、自分自身を選択することが多いと思います）を選んで、「表示」リンクを押すと、選択した月次、社員の打刻履歴画面が表示されます。

恐らくこの画面が、GOZICを使っていて一番目にすることになる画面だと思います。勤怠の入力や承認は、この画面から行うことになります。
各日付の右にある「表示」リンクをクリックすると、勤怠の入力画面に遷移します。

上記の画面で、勤怠の手入力が行えます。
また、出社の種別（通常出社、休日出社、有給、代休など）や、特記事項（出張、遅刻、打刻ミスなど）が選択できます。

打刻履歴を承認する

上記の手順で手入力された勤怠は、上長の方が承認するまで有効になりません。
承認は、打刻履歴画面の右端のチェックボックスにチェックを入れ、右上の「承認」ボタンをクリックすることで、一括で行えます。（承認ボタンは、承認の権限を持つユーザーでログインしている場合のみ表示されます）

ただしこの時、勤怠が労働規約と矛盾する場合は、承認がNGとなります。例えば、労働規約で定められた出社時刻よりも後に出社しているにも関わらず、特記事項が「遅刻」になっていない、出社日に打刻が無いのに「代休」にも「有休」にもなっていない、という勤怠は、承認することが出来ません。
ただし、例外として特記事項に「その他」が選択され、備考が入力されている場合は、承認が可能となっています。「その他」が選択されている場合は、上長の方は必ず備考の内容まで確認し、承認可能な事由かどうかを判断したうえで、承認するようにしてください。

承認した勤怠について

承認を行った勤怠は、変更することが出来なくなります。また、システムにより自動承認された勤怠については修正することが出来ますが、修正後は未承認の状態になり、上長の承認が必要になります。承認後の勤怠を再度修正したい場合は、上長に承認の解除を申し出た上で、勤怠の再入力を行い、その後、もう一度承認をしてもらう必要があります。
このように、GOZICでは従来の紙ベースの勤怠管理とは異なり、打刻→内容チェック→承認のフローが、より厳密に行えます。また、承認のチェックの一部をシステムが負担してくれるため、上長の方の管理負担も軽減され、社内の勤怠管理を手軽に改善することが可能です。

社内の勤怠管理をもっときっちりしたい、管理コストを減らしたい、そのようなご要望をお持ちのお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」