労働時間の計算

みなさんこんにちは。
今回は、ICカードやFeliCa/NFC対応機器で打刻した日々の勤怠履歴から、各社員の方々の実際の労働時間を計算する手順について、説明させていただきます。

労働時間の計算には、労働規約の登録が必要

GOZICは労働規約の登録をせずに、打刻だけを行うことも可能ですが、労働時間を計算するためには、必ず事前に労働規約を登録しておく必要があります。労働規約の登録方法については、下記の記事をご参照下さい。

• GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）
• GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）

また、登録した労働規約を、各社員に割り当てる必要もあります。割り当ての手順については、下記の記事をご参照下さい。

• GOZICの導入手順その６、メンバーの登録

承認された勤怠のみ、計算対象になる

GOZICでは、労働時間を計算できるのは承認済みの勤怠だけです。未承認の勤怠については、後から説明させていただく勤怠計算画面上で、計算を行うことが出来ませんので、労働時間の計算を行いたい場合は、あらかじめ、承認を済ませておくようにしましょう。勤怠の承認手順については、下記の記事をご参照下さい。

• 打刻履歴の編集・承認

タイムカードの打刻履歴から労働時間を計算する

では、実際の手順をご説明します。
まずは、GOZICのトップページをブラウザに表示します。
手順については、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」をご覧ください。
トップページが表示されたら、メニューの「勤怠計算」をクリックすると、下記のように、社員の一覧が表示されます。

この画面で、目的の月次、社員を選んで「計算」リンクを押すと、選択した月次、社員の勤怠計算画面が表示されます。

初回の計算時には、まず計算パターンを登録する必要があります。左上の「計算パターン」欄で「-追加-」が選択されていることを確認した上で、その横にある「...」ボタンをクリックすると、計算パターンの登録画面が表示されます。

画像内にあるように、計算パターン名と、休憩時間の設定を入力します。休憩時間として指定した範囲は、労働時間の計算時に除外されます。
入力が終わったら、左下の「保存」ボタンをクリックすると、「計算パターン」のドロップダウンで、登録したパターンが選択状態になります。
これで、労働時間を計算する準備が整ったので、計算したい日付にチェックを入れましょう。（月次内の全ての日付を、同じ計算パターンで計算する場合は、左上の列ヘッダ内にあるチェックボックスにチェックを入れると、全ての日付のチェックがONになります。）
「チェックされた日付を計算」ボタンをクリックすると、労働時間の計算が行われ、表の右側にある労働時間に値が入力されます。

計算された結果は、そのまま保存しても良いですし、調整したい日付がある場合は、その部分だけを手修正して保存することも可能です。手修正した内容や計算時の覚書は、右上にある「業務連絡」欄に入力しておきましょう。
諸々の処置が終わったら、最後に「保存＆出力」ボタンを押すと、計算結果が保存され、出勤簿のExcelファイルが出力されます。

出力されたファイルは、サーバーなどに保管するか、印刷してファイリングしておくようにしましょう。

中小企業に最適の「あえて半自動」な勤怠計算

このように、GOZICではICカードやFeliCa/NFC対応機器で打刻した日々の勤怠履歴から、各社員の方々の労働時間を半自動で計算することが可能です。
あえて全自動にしていないのは、GOZICがターゲットとしている中小規模の事業所では、ともすれば「システムに計算してもらう為に、手計算よりも時間をかけて複雑な設定をする」と言う本末転倒な状況が起こるからです。
例えば100人規模の事業所であれば、複雑な設定に時間をかけても、その後100人分の労働時間計算が自動になれば取り返すことができますが、10人の事業所で同じことをしても取り返せません。よってGOZICでは、例外的な労働パターンがあった場合は、いちいち労働規約に反映するのではなく、計算パターンを追加するか、勤怠計算後の画面で値を任意に変更してください、という、少しゆるめの設計思想になっています。
位置づけとしては、

諸設定にかかる手間
従来の勤怠管理システム	大
GOZIC	中
Excelでの管理や手計算	小
設定後の計算の手間
従来の勤怠管理システム	小
GOZIC	中
Excelでの管理や手計算	大

と言う感じです。
よって、従来のかっちりした勤怠管理システムはハードルが高い、移行や設定コストほどはリターンが見込めない、と考えておられた中小企業のお客様でも、 GOZICの導入については、ご検討の余地があると思います。
ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

打刻履歴の編集・承認

みなさんこんにちは。
今回は、FeliCa/NFCタグで打刻した勤怠履歴を修正したい、または、出張などで打刻できなかった勤怠を手動で入力したい、という場合に、ブラウザから勤怠を追加・修正する機能について、また、それらの勤怠を承認する手順について、説明させていただきます。

GOZICの勤怠管理のルールについて

具体的な話に入る前に、まずGOZICの勤怠管理の基本的なルールを説明したいと思います。
GOZICにおいて、その日、その日の勤怠を有効にするためには、必ず、その勤怠が「承認」されている必要があります。
ただし、上長の方が毎日、全社員の勤怠を承認する必要はなく、基本的には、システムが自動的に承認を行ってくれます。
以前の記事、「GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）」、「GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）」 で取り上げたように、GOZICには各社員の方の労働時間のルールが登録されておりますので、その時間通りに出社、退社した勤怠については、自動的に承認が行われます。上長の方が承認しなければならないのは、遅刻したり、早退したりと言った、ルール通りになっていない勤怠や、出張などにより、FeliCa/NFCタグによる打刻が行われず、手動で登録された勤怠のみです。
よって、社員の方々は、普段はFeliCa/NFCタグで打刻するだけで、自分の勤怠の記録と承認が自動的に行われていくことになり、何か不測の事態や特別な出来事があった時のみ、勤怠を手動入力し、上長に承認を仰ぐことになります。

打刻履歴を入力する

では、機能を具体的に説明させていただきます。
まずは、GOZICのトップページをブラウザに表示します。
手順については、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」をご覧ください。
トップページが表示されたら、メニューの「打刻履歴」をクリックすると、下記のように、社員の一覧が表示されます。（ただし、承認権限のない方がこの画面を表示した場合は、後から説明する、日ごとの履歴画面に直接遷移します）

この画面で、目的の月次、社員（恐らく、その月の、自分自身を選択することが多いと思います）を選んで、「表示」リンクを押すと、選択した月次、社員の打刻履歴画面が表示されます。

恐らくこの画面が、GOZICを使っていて一番目にすることになる画面だと思います。勤怠の入力や承認は、この画面から行うことになります。
各日付の右にある「表示」リンクをクリックすると、勤怠の入力画面に遷移します。

上記の画面で、勤怠の手入力が行えます。
また、出社の種別（通常出社、休日出社、有給、代休など）や、特記事項（出張、遅刻、打刻ミスなど）が選択できます。

打刻履歴を承認する

上記の手順で手入力された勤怠は、上長の方が承認するまで有効になりません。
承認は、打刻履歴画面の右端のチェックボックスにチェックを入れ、右上の「承認」ボタンをクリックすることで、一括で行えます。（承認ボタンは、承認の権限を持つユーザーでログインしている場合のみ表示されます）

ただしこの時、勤怠が労働規約と矛盾する場合は、承認がNGとなります。例えば、労働規約で定められた出社時刻よりも後に出社しているにも関わらず、特記事項が「遅刻」になっていない、出社日に打刻が無いのに「代休」にも「有休」にもなっていない、という勤怠は、承認することが出来ません。
ただし、例外として特記事項に「その他」が選択され、備考が入力されている場合は、承認が可能となっています。「その他」が選択されている場合は、上長の方は必ず備考の内容まで確認し、承認可能な事由かどうかを判断したうえで、承認するようにしてください。

承認した勤怠について

承認を行った勤怠は、変更することが出来なくなります。また、システムにより自動承認された勤怠については修正することが出来ますが、修正後は未承認の状態になり、上長の承認が必要になります。承認後の勤怠を再度修正したい場合は、上長に承認の解除を申し出た上で、勤怠の再入力を行い、その後、もう一度承認をしてもらう必要があります。
このように、GOZICでは従来の紙ベースの勤怠管理とは異なり、打刻→内容チェック→承認のフローが、より厳密に行えます。また、承認のチェックの一部をシステムが負担してくれるため、上長の方の管理負担も軽減され、社内の勤怠管理を手軽に改善することが可能です。

社内の勤怠管理をもっときっちりしたい、管理コストを減らしたい、そのようなご要望をお持ちのお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」