夏期休暇や年末年始休暇、新しい祝日はどうやって設定する？

皆さんこんにちは。
今回は、GOZICで休日を登録する方法について説明させていただきます。

どういう時に休日を登録するのか

GOZICでは、土日が休み、祝日が休み、という設定については労働規約で管理できるようになっています。
GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）
GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）
しかし、殆どの会社では、そうした定期的な休みとは別に、お盆休みや冬期休暇、会社創立記念日といった、会社指定の休日が存在します。また、労働規約で祝日が休みとなっている場合、何月何日が祝日なのかを設定できる必要があります。GOZICにはあらかじめ、2025年までの祝日が登録されていますが、新たな祝日が制定される可能性もあるからです。
そのような場合、GOZICでは休日・祝日登録画面から、会社指定の休日や、祝日を登録します。

休日・祝日を登録する

まずは、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」の手順に従ってブラウザ上にGOZICの画面を表示します。この時、設定の変更権限のないメンバーでログインすると休日・祝日登録メニューが表示されないため、必ず権限のあるメンバーでログインするようにしましょう。（メンバーの権限設定については、「GOZICの導入手順その６、メンバーの登録」をご参照下さい。） ログイン後、メニュー内にある「休日・祝日登録」をクリックすると、下記のような画面が表示されます。
上記の画面で、「新規追加」をクリックすると、休日・祝日を追加できます。
お盆休みや冬期休暇を登録したい場合は「会社指定休日」を、新しく制定された祝日を登録したい場合は「祝日」を選択して登録を行って下さい。

今後、生前退位などにより祝日の変更が予想されます。そのような場合には、休日・祝日登録画面を利用することで対応していただけます。ご興味を持たれたお客様は是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい。

FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

GOZICの各種設定について

皆さんこんにちは。
今回は、GOZICの設定で変更できる各種項目について説明させていただきます。

設定画面をブラウザに表示する

GOZICの設定変更は、全てブラウザから行います。まずは、「GOZICのトップページをブラウザに表示する」の手順に従ってブラウザ上にGOZICの画面を表示します。この時、設定の変更権限のないメンバーでログインすると設定メニューが表示されないため、必ず権限のあるメンバーでログインするようにしましょう。（メンバーの権限設定については、「GOZICの導入手順その６、メンバーの登録」をご参照下さい。）
ログイン後、メニューの右端にある「設定」をクリックすると、下記のような画面が表示されます

設定項目一覧

設定画面で変更できる項目は以下の通りです。

1. 勤務時間丸め
2. 締め日
3. 自動承認
4. 帳票
5. データ初期化
6. クラウド運用

勤務時間丸め

勤怠計算を行う際に、労働時間を丸める単位を選択します。
仮に、残業の勤務時間丸めを15分に設定した場合、15分未満の時間は計算時に切捨てされます（10分残業した場合は残業なしになり、50分残業した場合は45分残業になる）。

締め日

月次の締め日の設定です。
20日とした場合、1ヶ月は前月の21日から当月の20日まで（例：4月は3月21日から4月20日まで）となります。ドロップダウンで「末日」を選択することで、毎月末を締め日とすることも可能です。

自動承認

GOZICでは基本的に、手入力以外の勤怠（従業員の方々が手持ちのFeliCa/NFC対応のICカードやスマホで打刻した勤怠）は自動的に承認されますが、出社時刻が余りにも早すぎる、逆に、退社時刻が余りにも遅すぎる、という勤怠については、上長が確認できるよう、自動承認の対象から外すことが出来ます。

帳票

これは、お客様からのご要望で追加した機能になります。
従業員の方々の作業内容や作業現場、出張の記録などを、勤怠と共に後から参照したい、という事業所のために、備考として入力した内容を、出勤簿に出力できるようになっています。備考を出力すると、等倍印刷ではA4サイズに収まらなくなるため、不要な場合はチェックをオフにして下さい。

データ初期化

勤怠の履歴の初期化を行います。
「打刻・勤怠履歴のみ初期化」を選択した場合、メンバーや労働規約などの情報は残りますが、「全て初期化」を選択した場合は、それらも全て初期化されます。また、初期化時に境界時刻（1日の始まりとなる時刻）を再設定したい場合は、「初期化後に境界時刻も再設定する」のチェックをオンにして下さい。

クラウド運用

ローカル運用プランからクラウド運用プランに移行する場合は、「クラウド運用に移行」ボタンをクリックすることで、GOZICの本体がクラウド運用モードに変更されます。

上記のように、GOZICでは様々な事業所のニーズに合わせて各種の設定が行えるため、労働規約の登録と組み合わせることで、幅広い労働環境に対応することが可能になっています。
GOZICの導入手順その４、労働規約の登録（単一パターン）
GOZICの導入手順その５、労働規約の登録（複数パターン）
ご興味を持たれたお客様は是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい。


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

年金事務所の社会保険調査には出勤簿の提出が必要

皆さんこんにちは。
今回は、弊社が経験した、GOZICの機能が役立った事例についてお話しします。
以前、弊社が設立して間もないころ、年金事務所から「健康保険及び厚生年金保険被保険者の資格及び報酬等の調査について」という通知が届きました。簡単に言うと、社会保険の調査の通知です。調査といっても先方がこちらにやってくるのではなく、こちらが必要書類を揃えて管轄の年金事務所に持参する必要があります。
必要書類は下記の通り。

1. 就業規則（作成している場合）
2. 労働者名簿
3. 賃金台帳
4. 所得税徴収高計算書
5. 出勤簿（タイムカード）

この調査は社会保険に新規加入した事業者に対して行われることが多いため、必然的に、起業したばかりの事業者が対象になりやすく、弊社も設立後10カ月ぐらいで調査が入りました。
上記のうち、１～４については起業の手続きの中で作成することが多いため、問題になりにくいのですが、５の出勤簿については、特に従業員の少ない事業所では作成がおろそかになりがちです。
また、出勤簿はパート、アルバイトの分まで提出する必要があるのですが、紙のタイムカードで管理している場合、例えば週に1回しか出勤しないパートさんの分までタイムカードを作っていない、ということは良くあります。
ところが、弊社の場合はテスト運用も兼ねて、代表からパートさんに至るまで、GOZICで打刻を行っていたため、年金事務所の調査では、GOZICから出力した出勤簿を持参するだけで、あっさり調査を終えることが出来ました。
GOZICの場合、従業員の方々の手持ちの物品（FeliCa/NFC対応のICカードやスマホ）を利用して打刻するため、紙のタイムカードと違い、管理対象が多くなってもコストが変わりません。週一回だけしか出勤しないパートさんであっても、「出勤したらこの機械にスマホをかざしてね」と言っておくだけで済みます。

ちょっとしたことですが、GOZICで勤怠管理をIT化しておくと、いざという時、「履歴が残っていない」「印刷物の束から探し出さないといけない」という事態に陥ることなく、スムーズに対応できるようになります。

ご興味を持たれたお客様は是非、下記ホームページよりお問い合わせください。


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

オフライン対応版GOZICをリリースしました！

皆さんこんにちは。
このたび弊社では、オフライン環境での運用に対応した、「オフライン対応版GOZIC」を新たにリリースいたしました。
以前より、「出入り口にLAN環境がないので、オフラインで利用できないか」という問い合わせを多数いただいておりましたが、GOZICの本体 （ゲートウェイ）の時刻はNTPサーバーで補正しており、インターネットにつながらない環境では時刻を保持できないため、「オフラインではご利用いただけません」と回答させていただいておりました。

RTCと無線LANの搭載によりオフライン環境での利用が可能に

今回リリースした「オフライン対応版GOZIC」では、ゲートウェイにRTCが搭載されたため、オフライン環境下でも時刻が保持されます。
また同時に、無線LANアクセスポイントも搭載され、LANケーブルをつながなくても、無線LAN対応のノートPCなどからWi-Fiアクセスポイントとしてご指定いただければ、従来版と同じように、ブラウザからゲートウェイにアクセスすることが可能です。

電源1つで、ゲートウェイをどこにでも

LAN環境が不要になったことで、LANケーブルを敷設できない場所でも、電源さえあればゲートウェイを設置できるようになり、打刻地点の設営が手軽になりました。
これまでGOZICについて、「導入したいけど、出入り口にLANが来てないんだよなあ」と諦めていたお客様、今回リリースされた「オフライン対応版GOZIC」の導入を、是非ともご検討下さい。
お問い合わせ、お申し込みは、下記ホームページで承っております。


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

勤怠管理システムGOZICのメリット・デメリット

皆さんこんにちは。
前回までの記事で、勤怠管理システム「GOZIC」の運用フローについて、一通り説明を行いました。
GOZICの機能は他にもあるのですが、今回は機能説明は一休みして、GOZICを導入することにより得られるメリットと、その反対のデメリットを、一旦まとめてみたいと思います。
まずはデメリットから。

デメリット(1)初期コストがかかる

当然ですが、GOZICを導入するにあたっては、本体の購入費用がかかります。
また、新しいシステムを導入する以上、従業員の方々への説明や、様々な準備が必要になります。

デメリット(2)最低限のシステムの予備知識は必要

GOZICの導入に、それほど深い技術知識は必要ありませんが、最低限のパソコン操作や、ITに関する知識は必要になります。（本体を社内のLANにつなぐことが出来る、パソコンからキーボードで従業員の名前や勤怠情報を入力できる、というレベルです）
こうした人材がいない場合は、教育を行うなど習熟に時間やコストを要するため、紙媒体での勤怠管理から移行する場合は、これらもデメリットになり得ます。

次に、得られるメリットについて。

メリット(1)ランニングコストがかからない

ローカル運用プランを選択した場合、月額の利用料は無料です。これは世にある大多数の勤怠管理サービスが管理人数に応じた月額利用料を徴収するタイプであることを考えると、コスト面で大きなメリットです。
また、アナログなタイムレコーダー＋紙のタイムカードでの運用と比較しても、GOZICではFeliCa/NFC対応のICカードやスマホなど、従業員の方々の持ち物をタイムカードとして登録し、利用するため、タイムカードを買い続けるコストが削減できます。

メリット(2)ペーパーレスで管理コスト軽減

これまで使用していた紙のタイムカードは不要になります。また、打刻にはFeliCa/NFC対応のICカードやスマホを使用し、保存はExcel形式で行うため、印刷、管理コストを削減できます。もちろん、タイムカードに印字された時刻を管理書類に書き写す、といった手間も発生しません。

メリット(3)打刻→承認→月締めをルーチン化できる

GOZICでは、打刻されたデータが全て承認されていないと月締めが行えません。よって、従業員の方々が打刻する→それを上長が承認する→全ての承認が終わったら月締めして勤怠管理の情報を確定する、という流れを、自然にルーチン化できます。

メリット(4)自動承認

GOZICでは、「9時-5時の労働時間の従業員が9時前に来て5時過ぎに帰った」というような、労働規約に則った打刻は、自動的に承認されます。これにより、上長の方が承認する労力を軽減できるため、最低限の労力で承認のフローを実現できます。

メリット(5)承認と特記事項の制約で勤怠管理を厳格化

出張や直行、直帰などで打刻が出来なかった場合、GOZICでは勤怠情報を手入力できますが、手入力時には「特記事項」として、手入力を行った理由を必ず選択する必要があります。同様に、労働規約で出社日となっている日付に打刻がなかった場合や、休日となっている日付に打刻がある場合も、特記事項の入力がなければ承認できません。
これらの制約により、「理由は分からないが休日に働いたことになっている」「働いているべき日に休んでいる」「打刻していないが働いたことになっている」といった曖昧な状態を排除し、より厳密に、従業員の方々の勤怠を管理できるようになります。

メリット(6)押し間違い・なりすまし打刻の制限

GOZICでは、ICカード乗車券や電子マネーカード、およびFeliCa/NFC対応のスマホなど、従業員の方々の持ち物をタイムカードとして利用するため、誤って別人のタイムカードを押してしまったり、働いていない人の打刻を行ったり、といった行為を制限できます。

メリット(7)従業員の動向が把握しやすくなる

GOZICのトップページには、現在の従業員の方々の状態（出社、退社、外出など）が一覧で表示されます。さらに、各従業員ごとにメモが残せるようになっているため、所用で午後出社になる、体調不良で早退する、客先に出向いた後直帰する、といった情報を一目で確認できます。
これらの情報は役職者や経営者の方が自社の状態を把握するのに役立つほか、電話対応の際に取次をスムーズに行う、といった社内業務の円滑化にも寄与します。

メリット(8)従業員の方々にとって馴染みやすい

最後のメリットとして（これは自分自身で使ってみた感想でもありますが）、GOZICは「アナログのタイムレコーダーと同じような大きさの機械」に、「紙のタイムカードの代わりに自分の持ち物をかざすだけ」なので、馴染みやすい、と感じます。
昨今、駅の自動改札では殆どの方がICカード（NFC）の乗車券を使用しています。こうしたICカードは、過去にあった磁気方式の定期券と比較して、技術的な実現方法は全く異なりますが、改札を通る人にとっての動作は殆ど変わらないため、世間にスムーズに受け入れられました。そうした馴染みやすさが、GOZICにはあると思います。

GOZICのメリット・デメリットの説明は以上となります。ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」

月締めについて

みなさんこんにちは。
今回はGOZICの運用フローの中の月締め処理について、説明させていただきたいと思います。

GOZICの勤怠管理のフロー

過去記事「GOZICでの勤怠管理フローについて・・・打刻から月締めまで」で概説させていただいた通り、弊社の勤怠管理システムGOZICの運用は、大まかに下記のような流れになっています。

1. FeliCa/NFC対応のICカードやスマホを使用し、出勤・退勤をゲートウェイに打刻する。
2. 必要に応じて打刻履歴画面から履歴の手入力を行う。
3. 上長は部下の勤怠を定期的にチェックし、自動承認されなかった勤怠の承認を行う。
4. 月に一度、勤怠計算を行い、出勤簿を出力する。
5. 出勤簿を出力したら月締めを行い、該当月次の勤怠の編集を締め切る。

言うまでもなく、社員のその月の労働時間がいつまでも確定しないと、労務管理上問題が出ますので、どこかのタイミングで勤怠の編集を締め切り、労働時間を確定させる必要があります。「月締め」はそのための操作で、これを行うと、以降、締めを行った月次の勤怠は変更できなくなります。
月締めを実行、及び解除できるのは、月締めの実行権限を持った社員の方のみとなりますので、総務や経理部門の責任者の方に、この権限を付与するようにして下さい。

月締めの操作について

月締めの操作は簡単です。
月締めの権限を持ったユーザーでログイン後、メニューの「月締め」から該当画面を開き、月次を選択して「表示」ボタンをクリックした後、「月締実行」ボタンをクリックするだけです。
この際、未承認の勤怠が存在すると月締実行ボタンがクリックできません。その場合は、一覧の中に未承認の勤怠が存在する労働者が表示されますので、クリックして勤怠履歴画面を開き、承認を済ませてしまいましょう。
勤怠計算については、完了していない労働者が存在しても月締めは実行できますが、月締め後は勤怠計算が行えなくなりますので、計算も済ませておくことをお薦めします。

月締めの解除についても、締め済みの月次を表示した場合は「月締実行」ボタンの代わりに「月締解除」ボタンが表示されますので、同様の操作で行えます。例えば勤怠の申告漏れがあった場合には、権限を持った社員に依頼し、月締めを解除してもらうことで、再度勤怠を編集できるようになります。編集後は、上長による承認を経て、再度月締め、という流れになります。

最小の手間で勤怠を厳格化

GOZICは上記のような仕組みになっているため、月締めが完了した時点で、その月の全ての勤怠について、承認が済んでいることが保証されます。

• FeliCa/NFC対応のICカードやスマホなど、社員の持ち物で打刻を行う
• 未承認の勤怠は労働時間に計上されない
• 未承認の勤怠のある月次は月締めできない

上記の特徴により、GOZICはこれまで紙ベースの勤怠管理では曖昧になりがちだった部分をより厳格に管理できます。
また、労働規約通りの出勤、退勤が行われている勤怠は自動的に承認されますので、最小限の手間で、勤怠の厳格化を実現できます。

ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」